Geschäftliche Unterlagen und eMails sicher archivieren
Laut gesetzlichen Vorgaben ist jeder Kaufmann und somit jedes Unternehmen verpflichtet, alle das Geschäft betreffenden Unterlagen und Briefe 6 bzw. 10 Jahre aufzubewahren. Aufgrund des stetig steigenden Einsatzes von eMails sind diese bei Geschäftsrelevanz ebenfalls aufbewahrungspflichtig – und das in Originalform. Nur so wahren Sie das Recht des Vorsteuerabzugs bei elektronischen empfangenen und versendeten Rechnungen.
Das Aufkommen an Papierdokumenten und elektronischen Unterlagen wird immer größer. Da fällt es zunehmend schwerer, alle Dokumente strukturiert und wieder auffindbar zu archivieren und möglichst Redundanzen bei der Aufbewahrung zu vermeiden.
Unsere Kunden haben uns wiederholt folgende Schwierigkeiten geschildert:
- zu hohe Ablage- und Recherchezeiten für die Mitarbeiter
- keine direkte Auskunftsfähigkeit, da die Unterlagen unvollständig und verteilt sind
- zu hohe Sachkosten durch Papier-Archive und Lagerplatzbedarf
- Steuernachforderungen, wenn elektronische Eingangsrechnungen nicht im Original vorliegen
Steps Business Solution ermöglicht mittelständischen Unternehmen, durch die tiefe Integration des Steps DMS sowie weiterer gängiger DMS die gesetzlichen Anforderungen zur Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente zu erfüllen und dabei die Produktivität der Mitarbeiter messbar zu erhöhen.
Unsere Kunden profitieren insbesondere durch:
- 100% automatisierte Archivierung von Ausgangsdokumenten
- schnelleres Wiederfinden von Dokumenten per Mausklick oder nach Schlagworten
- sofortige Auskunftsfähigkeit am Telefon
- Kostenersparnis durch Abschaffung des Papier-Archivs
- höhere rechtliche Sicherheit bei archivierten eMails
- sehr gute Akzeptanz bei den Mitarbeitern durch einfache Handhabung
- deutlich gesteigerte Mitarbeiterproduktivität und Arbeitseffizienz
- kurze Amortisationszeit i.d.R. zwischen 5 – 9 Monaten
Lösungsumfang
- Vollständigkeit der Unterlagen
- Schnellere Ablage
- Höheres Auskunftspotenzial
- Produktivitätssteigerung durch Workflow
- Einhalten der gesetzlichen Anforderungen
- Integration von Steps DMS in Steps Business Solution